Was macht ein Eventmanager?

Ob Konzerte, große Partys, Stadtfeste oder ein öffentliches Feuerwerk – was Hunderte oder sogar Tausende Menschen begeistert, ist meist die Arbeit eines Eventmanagers. Neben der Idee, die hinter solchen Veranstaltungen steckt, sind Eventmanager außerdem auch für die Planung und Umsetzung dieser zuständig.

Eventmanager sind unverzichtbar, wenn es darum geht, Veranstaltungen und Events unterschiedlicher Art zu planen und durchzuführen. Wie der Name bereits sagt, kümmern sich Eventmanager um die Umsetzung öffentlicher und privater Feste, Konzerte, Open-Air-Abende, Messen, Sportveranstaltungen und vielem mehr. Immer dann, wenn viele Menschen zusammenkommen sollen, um zu feiern, Spaß zu haben oder sich Musik- und Theaterauftritte anzusehen, werden Eventmanager gebraucht. Neben der Idee für Veranstaltungen, die sie entwickeln, sind sie dafür verantwortlich, dass diese auch auf die Beine gestellt werden. Neben der Organisation der Veranstaltungen an sich, sind Eventmanager also auch für die Kostenplanung und die Vermarktung dieser zuständig. Kreativität, Ideen- und Einfallsreichtum sind also genauso von Notwendigkeit wie ein gutes Organisationstalent sowie die Fähigkeit zu planen.

Die Planung eines Events beginnt in den meisten Fällen am Computer

Das ist jedoch nicht alles: Auch die Kommunikation sollte zu den absoluten Stärken eines Eventmanagers gehören – immerhin ist es ein großer Teil des Jobs, regelmäßig Telefonate und Video-Calls mit Personen aus verschiedenen Bereichen zu führen. Auch persönliche Treffen und Besprechungen mit Security-Firmen, Getränkelieferanten, Catering-Services sowie Politikern und Sprechern gehören hierbei zum Alltag eines jeden Eventmanagers. Wer gerne vom Büro aus arbeitet, kommt dabei genauso auf seine Kosten wie jemand, der gerne reist – wer als Eventmanager tätig ist, muss beides tun. In erster Linie läuft die Planung und Vorbereitung in den Büroräumen ab, wo verschiedene Events zunächst am Computer bearbeitet werden. Dazu gehört eine ausführliche Recherche. Welche Termine eignen sich für die Platzierung des Events, welche Orte sind dafür geeignet und was muss dafür alles beachtet werden? Diese Recherche kann dabei durchaus einige Wochen in Anspruch nehmen und ist damit häufig besonders aufwändig. Kein Wunder also, dass viele Veranstaltungen schon Jahre vorher geplant und organisiert werden!

Viele Veranstaltungen werden schon Monate oder sogar Jahre vorher geplant

Ist ein vorläufiger Plan erstellt, geht es an die Umsetzung dessen. Eventmanager versuchen ihre Ideen zu verwirklichen, indem sie Besprechungen mit Politikern und Bürgermeistern einer Stadt halten und sich die erforderlichen Einverständniserklärungen abholen. Außerdem organisieren sie Cateringfirmen und kümmern sich um die Beleuchtung, die für die Veranstaltungen gebraucht werden. Es gibt jede Menge zu tun, so dass es häufig notwendig ist, verschiedene Aufgaben parallel zueinander zu erledigen. Bis Rückmeldungen von den entsprechenden Firmen und Einzelpersonen kommen, dauert es häufig eine Weile, so dass Eventmanager in dieser Hinsicht nicht nur geduldig, sondern auch gut organisiert sein müssen. Immerhin ist es wichtig, nicht alles auf den letzten Drücker zu erledigen. Gerade bei besonders großen Events ist es notwendig, dass schon Wochen vorher Alls Wichtige geklärt ist, so dass am großen Tag nichts mehr schief geht.

Eventmanager sollten bereit dazu sein, einige Reisen zu tätigen

Während Eventmanager bei der Ideenfindung und Recherche häufig vor dem Computer in ihrem Büro sitzen, sieht dies bei der Umsetzung der Planung oft schon ganz anders aus. Hier ist es in der Regel notwendig, einige Reisen zu tätigen. Neben Gesprächen mit Firmen und Einzelpersonen, die häufig eine persönliche Anwesenheit erfordern, verschaffen sich Eventmanager in der Regel auch selbst ein Bild über das, was sie erschaffen. Vor Ort zu sein und auch am Ort des Geschehens tatkräftig mit passenden Anweisungen mitzuwirken, ist hierbei also notwendig. Wer als Eventmanager tätig sein will, sollte sich also darüber bewusst sein, häufig auf Geschäftsreise zu sein. Nicht jede Veranstaltung befindet sich dabei in unmittelbarer Umgebung – manche Veranstaltungen liegen auch Hunderte von Kilometern vom eigenen zu Hause entfernt und dauern einige Tage an. Die Lust zu reisen und neue Leute kennenzulernen, gehört zum Job eines Eventmanagers daher fest dazu. Neben verschiedenen neuen Orten und Städten oder sogar Ländern, die Eventmanager auf diese Weise kennenlernen, kommen diese jedoch auch in den Genuss verschiedener Veranstaltungen selbst – immerhin sind diese ja für die Organisation verantwortlich und sind daher fast schon dazu verpflichtet, live dabei zu sein.

Wer als Eventmanager tätig ist, kann sich über einen vielfältigen Arbeitsalltag freuen

Auch wenn nicht jede Firmenfeier oder private Hochzeit besonders spannend sein mag – einige Veranstaltungen sind es dafür umso mehr. Wer sich einen Namen in der Branche macht, hat so sogar die Möglichkeit, mit bekannten Stars oder angesehenen Politkern zusammenzuarbeiten und weltbekannte Events und Konzerte wie Rock am Ring oder die Frankfurter Buchmesse zu organisieren. Genau das macht die Arbeit als Eventmanager dabei so vielfältig: Eventmanager haben immer wieder mit neuen Menschen zu tun, mit denen sie zusammenarbeiten und die Abwechslung in den Alltag bringen. Neben der Arbeit im Büro reisen sie in verschiedene Orte und sehen daher immer wieder etwas Neues. Als Belohnung für die getane Arbeit sind sie diejenigen, die bei wichtigen Events in erster Reihe stehen und dabei direkten Kontakt zu Stars und Sternchen haben. Außerdem erweitern sie immer wieder ihren Horizont: Kleine Veranstaltungen folgen größeren Events, Firmenfeiern folgen Konzerte ganz unterschiedlicher Künstler. Auf diese Weise wird es garantiert nie langweilig!