Neun Tipps, damit dein Projekt das Ziel erreicht

Das Ziel wurde nicht erreicht, ein viel versprechendes Projekt ist gescheitert – muss das wirklich sein? Nicht, wenn man diese neun Tipps gegen typische Fehler im Projektmanagement  berücksichtigt. 
 

1. Wie viel Technologie verträgt ein Projekt?

Projekte können sehr groß und umfassend sein und selbstverständlich braucht es technische Unterstützung für die Abwicklung und Kommunikation. Der WIFI-Experte Christian Monschein beobachtet allerdings immer wieder, wie die Technik zur Projektsteuerung noch mehr Komplexität ins Vorhaben bringt und dadurch für zusätzliche Schwierigkeiten sorgt. Sein Tipp Nummer eins: Möglichst einfache Tools verwenden und notfalls neu aufsetzen. Alles andere wäre ungewollte Energie- und Ressourcenverschwendung.

 

2. Entscheidungswege im Unternehmen

 Das Projektteam trippelt und trippelt, kommt aber nicht zum Schuss, weil kein „Go!“ dafür gegeben wird? Das, so Monschein, kommt viel häufiger vor als gedacht: „Entscheidet ein Unternehmen traditionell zentral, sind die Reaktionen häufig verzögert“, so seine Erfahrung. Gleichzeitig traut sich das Projektmanagement nicht, selbstständig zu agieren. Das Ergebnis: Fehlerkosten multiplizieren sich von Tag zu Tag, die Kosten für eine Reparatur steigen und das Projekt steht.

Ob ein Projekt sein Ziel erreichen kann, hängt demnach auch von der Unternehmenskultur ab: Wie sehr wird Eigenständigkeit gefördert? Wer darf entscheiden? Und wer wird zum Projektmanager, zur Projektmanagerin bestellt – ist die Person überhaupt klar als Entscheidungsträger/in geeignet? Monscheins Tipp Nummer zwei daher lautet: „Entscheidungsprozesse transparent und bewusst machen – und notfalls korrigieren."
 

 

3. Teamspieler werden vom Projekt abgezogen

Manch ein Projekt scheitert daran, dass die ursprüngliche Teamzusammensetzung der operativen Hektik des Tagesgeschäfts zum Opfer fällt. Damit fehlen die nötigen Ressourcen zur Zielerreichung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden laut Planung entspricht nicht mehr der tatsächlichen Menge an Leuten. Monscheins Tipp Nummer drei: Klare Richtlinien schaffen und die Ressourcen zu 100 Prozent reklamieren. Unterbesetzt lassen sich Spiele im seltensten Fall gewinnen.
 

4. & 5. Ungeeignete Expert/inn/en

Auch das kennt Christian Monschein nur zu gut: Das Projektmanagement sucht einen Experten, eine Expertin und bekommt einen Newcomer, der ohne entsprechende Maßnahmen durch die Personalentwicklung einfach ins kalte Wasser geworfen wird. Dumm gelaufen, der Ball geht ins Leere.
Oder – eine andere Situation – das Unternehmen macht einen Experten zum Projektleiter. Leider ist der aber nicht die ideale Führungskraft fürs Team. Tipp Nummer 4 und 5: Wann immer Experten und Expertinnen im Spiel sind, genau hinschauen – tragen die tatsächlich zur Zielerreichung bei, können sie „Körbe werfen“?
 

6. Leistung, Fachwissen – was fehlt?

„Man muss erkennen, dass der tatsächliche Erfolgsfaktor in jedem Projekt der Mensch ist“, ist der Experte überzeugt. Auch die beste Technik ersetzt menschliche Fähigkeiten nicht. Und eine der wichtigsten Kompetenzen ist Empathie – und die Begabung, sie einzusetzen. Oft ist die Angespanntheit in Projekten groß, das Ziel muss erreicht werden. Zeit, Geld, Leistung und Qualität stehen im Vordergrund, und auf das Wohlergehen der Beteiligten wird nicht geschaut. Bleibt ein Spieler bereits zur Halbzeit auf der Strecke, schwächt das die gesamte Mannschaft. Tipp Nummer 6: Auf Social Skills beim Projektleiter, bei der Projektleiterin achten! Das führt direkt zum nächsten Punkt:

7. Achtung, Konflikte im Projekt!

Nachhaltige Ergebnisse werden nur erzielt, wenn alle im Boot sind – und damit ist auch das Projektumfeld gemeint. „Am Ende des Tages zeigt sich, ob eine schnelle Entscheidung sinnvoll war oder nicht“, warnt Monschein. Nur, wenn alle an einem Strang ziehen, ist ein tragfähiges Ergebnis machbar. Dafür braucht es aber Geduld und die Bereitschaft, sich auf das Gegenüber einzulassen. Zeit, die für eine gekonnte Konfliktbewältigung investiert wurde, amortisiert sich eventuell schneller als man denkt. Auch die Zusammenarbeit will trainiert sein. Tipp Nummer sieben: Projektleiterinnen und Projektleiter brauchen eine entwickelte Persönlichkeit! Das ist auch zielführend für eine erfolgreiche Kommunikation …
 

8. Du verstehst nicht, was ich meine?

Eine alte Regel der Kommunikation lautet: Es ist nicht ausschlaggebend, was gesagt wird, sondern wie es beim Gegenüber ankommt. Letztendlich muss das „Big Picture“ abgesichert werden und das bedeutet, dass Kunde, Lieferant und Auftraggeber mit dem Ergebnis zufrieden sind (und das Team körperlich und mental stark genug für die nächste Aufgabe, das nächste „Spiel“ ist). Das braucht Vorbereitung und Schulung. Tipp Nummer acht: Als Projektleiter, als Projektleiterin muss man wissen, wie Kommunikation funktioniert und wie nicht.
 

9. Sehr ambitionierte Projektziele

„Viele Projekt-Aufträge sind auch zu ambitioniert formuliert“, weiß Monschein nur zu gut. Dabei wird das Projekt oft singulär und nicht im Unternehmenskontext betrachtet: Ist der Betrieb überhaupt in der Lage, das Projektziel fachlich und ressourcentechnisch zu erreichen? Hat es das geeignete Portfolio an Mitarbeitenden? Wie schaut es mit der Unternehmenskultur und der Einbettung von Projekten darin grundsätzlich aus?
Je größer und komplexer ein Projekt, desto unübersichtlicher ist es auch. Desto schwieriger wird es, richtige Entscheidungen zu treffen und das Projektteam „auf Sieg einzuschwören“. Tipp Nummer neun lautet daher, sich als Projektleiter, als Projektleiterin die Projekthistorie im Unternehmen anzuschauen und zu beurteilen, ob das Team in der richtigen Liga spielt. Oder ob man sich doch besser mit einfacheren Projektzielen an größere herantasten sollte …
 

„Projektmanagement“ am WIFI Steiermark

Christian Monschein hat in den letzten Jahren über 100 Projekte erfolgreich beruflich betreut. Er kennt die Stolpersteine ganz genau. Seine Themen als Vortragender im WIFI-Diplomlehrgang „Projektmanagement“ sind „Grundlagen des Projektmanagements“ und „Soziale Kompetenzen“ unter der großen Überschrift „Individuum – Gruppe – Team“. Darunter fallen die Themen Kommunikation, Führung und – ganz wichtig – die Selbstreflexion. Denn sie ist der Motor für die Entwicklung einer jeden Führungskraft. Von ihr hängt es schlussendlich ab, ob das gesamte Team erfolgreich ist oder nicht.