Mitarbeiter in Altersteilzeit: Was bedeutet das für die Personalverrechnung?

Wenn nach vielen Jahren im Arbeitsleben die Pension naht, streben so manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Altersteilzeit an. Sie gibt ihnen die Möglichkeit, die Wochenstunden zu reduzieren und trotzdem ohne Abschläge in Pension zu gehen. Ein Sonderfall für die Personalverrechnung, mit der Herausforderungen einhergehen. Welche sind das und wie kann man sich darauf vorbereiten?

Die Altersteilzeit ist in Österreich eine gern genutzte Möglichkeit der Stundenreduzierung für ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie erlaubt es, bis zu 5 Jahre vor dem Regelpensionsalter die zu absolvierenden Wochenstunden zu reduzieren. Das hat viele Vorteile: Es ist eine Entlastung für Menschen, die körperlich viele Jahre schwer in Vollzeit arbeiten mussten. Zudem erleichtert sie den Übergang in die Pension und damit in die Zeit „nach der Arbeit“. Und: Die Altersteilzeit wirkt sich nicht negativ auf die Pensionsansprüche aus. Auch das Unternehmen profitiert davon, dass Fachkräfte noch länger im Betrieb bleiben und sich z.B. krankheitsbedingte Ausfälle verringern.

Die Abrechnung von Altersteilzeit stellt für die Personalverrechnung einen großen Aufwand dar. Denn Beschäftigte in Altersteilzeit unterliegen anderen Regelungen in der Abrechnung. Hier den Überblick zu bewahren ist für Unternehmen gar nicht so einfach. Personalverrechnerinnen und -verrechner sind darum gut beraten, sich regelmäßig weiterzubilden – zum Beispiel an der Personalverrechner-Akademie am WIFI Steiermark.

Altersteilzeit: Vorteile, Nachteile, Modelle

„Altersteilzeit wird immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschlossen. Rechtsanspruch gibt es leider keinen. Jedoch haben beide Seiten dadurch Vorteile“, erklärt Dr. Iris Karner, selbstständige Bilanzbuchhalterin und Beraterin für Unternehmen, „Beschäftigte erhalten fast dieselben Bezüge, die sie vor der Altersteilzeit erhalten haben, und gehen abschlagsfrei in Pension. Dem Arbeitgeber wird ein Teil des Entgelts über das Arbeitsmarktservice AMS gefördert. Entsprechend ist die Altersteilzeit auch beim AMS zu beantragen. Möglich ist eine Verringerung der Arbeitszeit um 40 bis 60 Prozent, egal ob der oder die Beschäftigte vorher Vollzeit oder Teilzeit gearbeitet hat. Die genauen Modalitäten hält man dabei am besten vertraglich fest.“

Es gibt zwei Modelle für die Altersteilzeit: das kontinuierliche und das geblockte Modell. Bei der kontinuierlichen Altersteilzeit vereinbaren Dienstnehmer und Dienstgeber eine Reduktion, die über die Zeit bis zum Pensionsantritt immer gleichbleibt. Bei der geblockten Altersteilzeit arbeitet der oder die Beschäftigte die Stunden über einen bestimmten Zeitraum herein, um dann die eingearbeitete Zeit bis zur Pension in Freizeit zu genießen. „Dieses Modell ist aber nicht sehr gefragt, denn man muss eine Ersatz-Arbeitskraft stellen. Sollte diese Arbeitskraft den Betrieb in kurzer Zeit aber wieder verlassen, muss man erneut einen Ersatz suchen. Außerdem wird dieses Modell nicht so stark gefördert. Diese Variante ist für Unternehmen also sehr ressourcenintensiv“, sagt Iris Karner.

Herausforderungen in der Personalverrechnung

Apropos Ressourcen: Beschäftigte in Altersteilzeit sind in der Personalverrechnung ein Sonderfall und stellen die Personalverrechnerinnen und -verrechner vor manche Herausforderung. Denn: „Da das AMS das Modell fördert, ist man auch bei fast jeder Änderung meldepflichtig. Etwa, wenn der oder die Beschäftigte eine Gehalts- oder Lohnerhöhung außerhalb der üblichen KV-Erhöhung erhält, oder wenn er oder sie im KV eine Stufe vorrückt. Auch Beschäftigte im Langzeit-Krankenstand und ihre Rückkehr müssen gemeldet werden, damit das AMS die Förderungen gegebenenfalls anpassen kann“, sagt Iris Karner. Außerdem sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Altersteilzeit möglichst keine Überstunden aufbauen. Die Abweichung von der vereinbarten Arbeitszeit darf lediglich 20 Prozent betragen: „Und auch dann müssen die Beschäftigten die Überstunden möglichst zügig wieder abbauen, am besten schon im Folgemonat.“

Diese Regelungen und Fristen sind wichtig und ihre Einhaltung kann auch kontrolliert bzw. bei Nichteinhaltung muss die Förderung zurückgezahlt werden. Umso wichtiger ist es, dass die Personalverrechnung alle Informationen erhält und korrekte Abrechnungen durchführen kann.

Personalverrechnung am WIFI Steiermark

Dabei den Überblick zu behalten ist eine große Herausforderung. Denn vor allem in größeren Betrieben sind oft mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Altersteilzeit, wie Iris Karner weiß: „Ich hatte in einem Unternehmen mit 3.000 Beschäftigten rund 70, die sich in Altersteilzeit befanden. Hier wurde bereits eine eigene Mitarbeiterin speziell dafür geschult. Altersteilzeit kann in einem Betrieb zu einem großen verwaltungstechnischen Aufwand werden – man muss mit dem AMS Kontakt halten, Meldungen erfassen, Änderungen in der Personalzusammensetzung berücksichtigen. Es lohnt sich also, sich hier solides Wissen anzueignen.

Das können Personalverrechnerinnen und -verrechner etwa in der Akademie für Personalverrechnung am WIFI Steiermark. Hier ist die Altersteilzeit speziell als Thema in Kurseinheiten enthalten. Die Teilnehmenden lernen in den Kursen, wie sie einen eigenen Prozess entwickeln und automatisierte Mechanismen nutzen, um die Aufgaben rationell abzuarbeiten und am Ende die korrekten Zahlen zu erfassen. Das erleichtert den Arbeitsalltag für die Personalverrechnung, verringert Fehler und gibt den Beschäftigten die Sicherheit, dass sie ihre letzten Arbeitsjahre gut und motiviert absolvieren können. In der Personalverrechnung ist eine kontinuierliche Weiterbildung notwendig, um im Zahlendschungel immer up-to-date zu bleiben.